Ideas y consejos para la organización de eventos

Seguro que en alguna ocasión has estado en un evento. Ya sea un congreso, una boda, un estreno o cualquier otra experiencia. ¿Has pensado alguna vez cómo harías tu propio evento? Complicado, ¿verdad? En la puesta en marcha de una estrategia de comunicación y en su materialización nos lo jugamos todo. Una imagen, un instante, una decisión. Si algo se busca en la organización de eventos es el factor sorpresa en los invitados, aunque también asegurar calidad. ¿Sabías que en Talento llevamos más de quince años de experiencia concretando todas esas ideas?

En un evento nos jugamos el todo por el todo. Es el momento. En Talento apostamos por la rigurosidad, creatividad y experiencia para hacer que ese momento sea único. Aportamos una experiencia integral, desde la creación conceptual hasta su producción, coordinación y supervisión. Es necesario apostar por conceptos creativos que permitan obtener el máximo retorno comunicativo y valor a la marca.

 

¿Qué es la organización de eventos?

En primer lugar vamos a hablar de lo que realmente significa la organización de eventos. Digamos que es el proceso de diseño, planificación y producción de reuniones con distintas finalidades. Desde congresos y festivales hasta ceremonias, fiestas o convenciones, por citar algunos ejemplos. Dentro de la organización de eventos hay que desarrollar distintas etapas. Un presupuesto, un cronograma, selección del espacio, tramitación de permisos, servicios de transporte, servicios de catering, etc. En definitiva, muchas áreas que harán que tu evento sea un éxito o un fracaso. Por eso siempre es recomendable contar con el asesoramiento de expertos en la materia.

 

Fases en la organización de eventos

Una vez que tenemos claro qué es un evento, vamos a delimitar las fases que existen en su organización. Y es que, en ocasiones, la organización es mucho más compleja de lo que podíamos suponer en un principio. El motivo es que intervienen un gran número de factores. Es importante delimitar cada paso y saber en qué etapa del proceso nos encontramos. Para ello, podríamos basarnos en un esquema similar al propuesto:

 

  • Preevento. Es la fase inicial, en este apartado es fundamental hacer una buena planificación donde atendamos a qué necesidades se deben cumplir y qué acciones debemos realizar. Luego se desarrollará el proyecto y se montará para que esté listo en el momento adecuado.
  • Tras una primera parte de desarrollo llega el momento de la ejecución del plan. Esta debe ser una parte a priori sencilla si hemos trabajado bien en la primera etapa, aunque siempre hay que estar atentos a posibles contratiempos.
  • Postevento. Finalmente llegará la etapa de desmontaje y, lo que es más importante, de análisis. Elaborar informes detallados sobre qué ha funcionado mejor, si se han cumplido o no los objetivos y qué se puede mejorar.

 

Ideas para la organización de eventos

Vamos con un surtido de ideas para mejorar la organización de un evento y conseguir que salga a la perfección. Toma papel y lápiz, que empezamos.

 

  1. Hay que apostar siempre por ser creativos para sorprender a los clientes e invitados. Para estimular la creatividad es conveniente trabajar en grupos reducidos –no más de cinco personas–, compartir las ideas en voz alta por muy locas que nos parezcan, salir de la oficina a buscar zonas que nos inspiren y ser proactivos.
  2. Algo muy positivo es la creación de experiencias. El público está saturado de cosas materiales y busca algo diferencial. Cosas que hagan sentir.
  3. Tematización. Es un recurso muy utilizado, pero no por ello es negativo. Más bien todo lo contrario. La ambientación temática de un espacio en un evento aporta también dosis de creatividad y genera esas experiencias que buscamos.
  4. Los eventos se ven, por supuesto, pero debemos remover los sentidos de los invitados. Olores, texturas, sabores, colores y sonidos. Todo suma para llamar la atención y conseguir lograr los objetivos que buscamos.

 

¿Qué te han parecido estas ideas? Si estás pensando en organizar un evento, en Talento tenemos justo lo que necesitas. Ya lo sabes. Experiencia, rigurosidad y creatividad.

 

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